Ver Conversaciones WhatsApp

Monitorea y consulta todas las conversaciones de pacientes con el bot

Ver Conversaciones WhatsApp

El sistema te permite consultar todas las conversaciones que los pacientes han tenido con el bot de WhatsApp. Esto es útil para:

• Monitorear la actividad del bot
• Verificar que el bot está agendando citas correctamente
• Detectar conversaciones problemáticas
• Auditar interacciones con pacientes
• Analizar patrones de uso

Acceder a la Lista de Conversaciones

Paso 1: Ir a la Sección WhatsApp

1. Navega al menú principal

   Desde el dashboard, haz clic en la sección “WhatsApp” en el menú lateral izquierdo.

2. Selecciona 'Conversaciones'

   Dentro de la sección WhatsApp, haz clic en “Conversaciones” para ver el listado completo.

Paso 2: Entender la Vista de Conversaciones

La vista de conversaciones muestra una tabla con las siguientes columnas:

Columna	Descripción
Paciente	Nombre del paciente (si está registrado) o “Paciente Desconocido”
Teléfono	Número de WhatsApp en formato E.164 ([phone])
Último Mensaje	Fragmento del último mensaje enviado o recibido
Fecha	Timestamp del último mensaje (fecha y hora)
Estado	Activa, Pausada, o Finalizada
Mensajes	Cantidad total de mensajes en la conversación
Acciones	Botones para ver detalles, pausar, o enviar mensaje

Ejemplo de Vista

┌─────────────────┬──────────────────┬─────────────────────────────┬──────────────────┬────────┬──────────┬──────────┐
│ Paciente        │ Teléfono         │ Último Mensaje              │ Fecha            │ Estado │ Mensajes │ Acciones │
├─────────────────┼──────────────────┼─────────────────────────────┼──────────────────┼────────┼──────────┼──────────┤
│ María García    │ [phone]     │ "Perfecto, gracias!"        │ 17/01/2026 14:35 │ Activa │ 8        │ [Ver]    │
│ Juan López      │ [phone]     │ Bot: "Cita confirmada..."   │ 17/01/2026 10:22 │ Activa │ 12       │ [Ver]    │
│ Ana Martínez    │ [phone]     │ "Necesito cancelar"         │ 16/01/2026 18:45 │ Pausada│ 15       │ [Ver]    │
│ Paciente Nuevo  │ [phone]     │ "Hola"                      │ 16/01/2026 09:10 │ Activa │ 2        │ [Ver]    │
└─────────────────┴──────────────────┴─────────────────────────────┴──────────────────┴────────┴──────────┴──────────┘

Filtrar Conversaciones

Filtro por Estado

Usa el dropdown “Estado” para filtrar conversaciones por estado:

Todas

Muestra todas las conversaciones independientemente del estado.

Activas

Solo conversaciones donde el bot está respondiendo automáticamente.

Pausadas

Conversaciones donde el bot fue pausado manualmente por staff.

Finalizadas

Conversaciones que el paciente o el sistema marcaron como terminadas.

Filtro por Fecha

Usa el selector de rango de fechas para filtrar conversaciones por período:

Hoy

Muestra solo conversaciones con mensajes de hoy.

Últimos 7 días

Filtra conversaciones de la última semana.

Últimos 30 días

Filtra conversaciones del último mes (opción por defecto).

Rango personalizado

Selecciona fechas específicas de inicio y fin.

Buscar por Paciente o Teléfono

Usa la barra de búsqueda para encontrar conversaciones específicas:

Ejemplos de búsqueda:

• María - Busca por nombre de paciente
• García - Busca por apellido
• +34612 - Busca por número de teléfono
• 612345678 - Busca por parte del número

La búsqueda es case-insensitive (no distingue mayúsculas/minúsculas) y busca en nombre, apellido, y teléfono simultáneamente.

Interpretar los Estados

Estado: Activa

Activa: El bot está respondiendo automáticamente a los mensajes del paciente.

Qué significa:

• El paciente puede enviar mensajes y recibir respuestas instantáneas
• El bot procesará mensajes con LLM y herramientas
• No hay intervención manual de staff

Cuándo usar: Operación normal del bot 24/7.

Estado: Pausada

Pausada: El bot NO responderá automáticamente. Staff debe responder manualmente.

Qué significa:

• El bot ignorará nuevos mensajes del paciente
• Staff debe enviar respuestas manualmente
• La conversación requiere atención humana

Cuándo usar: Cuando el bot no puede resolver la consulta (caso complejo, queja, etc.)

Cómo pausar: Ver tutorial Pausar el Bot

Estado: Finalizada

Finalizada: Conversación completada. El bot no responderá a menos que se reactive.

Qué significa:

• La conversación alcanzó un objetivo (cita agendada, cancelación confirmada)
• O el paciente dijo explícitamente “adiós”, “gracias”, etc.
• El bot marcó la conversación como completa

Reactivación: Si el paciente envía un nuevo mensaje, el bot crea una nueva conversación automáticamente.

Acciones Disponibles

Ver Detalles

Haz clic en el botón “Ver” o en la fila completa para:

• Ver el historial completo de mensajes
• Revisar qué herramientas invocó el bot
• Ver timestamps precisos de cada mensaje
• Acceder a acciones adicionales (pausar, enviar mensaje manual)

Tutorial: Ver Historial de Mensajes

Pausar Conversación

Haz clic en el botón “Pausar” (icono de pausa) para detener el bot en esa conversación.

Resultado:

• Bot dejará de responder automáticamente
• Estado cambia a “Pausada”
• Staff puede tomar control manualmente

Tutorial: Pausar el Bot

Enviar Mensaje Manual

Haz clic en el botón “Enviar” (icono de avión de papel) para enviar un mensaje como staff.

Cuándo usar:

• Responder preguntas complejas que el bot no maneja
• Enviar información personalizada
• Contactar proactivamente a un paciente
• Resolver quejas o situaciones delicadas

Tutorial: Enviar Mensaje Manual

Indicadores Visuales

Badges de Estado

El sistema usa badges de colores para indicar estado:

Verde

Conversación activa (bot respondiendo)

Naranja

Conversación pausada (atención manual)

Gris

Conversación finalizada

Iconos de Mensajes Recientes

El sistema marca conversaciones con mensajes nuevos:

Punto rojo junto al nombre indica que hay mensajes sin leer (recibidos en los últimos 5 minutos).

Ordenamiento de la Lista

Por defecto, las conversaciones se ordenan por última actividad (más reciente primero). Puedes cambiar el ordenamiento haciendo clic en los encabezados de columna:

Columna	Ordenamiento
Paciente	Alfabético (A-Z o Z-A)
Fecha	Cronológico (más reciente o más antiguo primero)
Mensajes	Cantidad (más mensajes o menos mensajes primero)

Paginación

Si tienes más de 50 conversaciones, el sistema usa paginación:

1. Navegación inferior

   Usa los botones “Anterior” y “Siguiente” en la parte inferior de la tabla.

2. Ir a página específica

   Escribe el número de página en el campo y presiona Enter.

3. Cambiar resultados por página

   Usa el dropdown para mostrar 10, 25, 50, o 100 conversaciones por página.

Casos de Uso Comunes

Monitorear Actividad del Bot

Objetivo: Verificar que el bot está funcionando correctamente.

1. Filtra por 'Hoy'

   Selecciona el filtro de fecha “Hoy” para ver conversaciones activas.

2. Revisa estados

   Verifica que la mayoría están en estado “Activa” (verde).

3. Identifica pausadas

   Si hay muchas “Pausadas” (naranja), puede indicar problemas con el bot.

4. Revisa detalles de pausadas

   Haz clic en conversaciones pausadas para entender por qué fallaron.

Auditar Citas Agendadas

Objetivo: Verificar que el bot agendó citas correctamente.

1. Busca paciente

   Usa la barra de búsqueda para encontrar al paciente.

2. Abre historial

   Haz clic en “Ver” para abrir el historial completo.

3. Verifica herramientas

   Busca mensajes del bot que digan “Herramienta usada: create_appointment”.

4. Confirma datos

   Verifica que fecha, hora, y servicio sean correctos en la confirmación del bot.

5. Valida en calendario

   Ve al calendario de citas para confirmar que la cita existe en el sistema.

Identificar Conversaciones Problemáticas

Objetivo: Detectar conversaciones donde el bot no pudo ayudar.

Señales de problemas:

• Conversación con 10+ mensajes sin agendar cita (paciente repite preguntas)
• Paciente usa palabras como “no entiendo”, “error”, “no funciona”
• Conversación pausada por staff
• Múltiples invocaciones de la misma herramienta (ej: get_availability 5+ veces)

Qué hacer:

1. Abre el historial completo
2. Identifica el mensaje donde falló
3. Revisa qué herramienta invocó el bot
4. Reporta el problema a equipo técnico con ID de conversación

Exportar Conversaciones

Funcionalidad en desarrollo: La exportación de conversaciones a CSV/Excel estará disponible en una futura versión.

Actualmente puedes:

• Copiar manualmente información de conversaciones específicas
• Tomar screenshots de la lista de conversaciones
• Contactar a soporte técnico para exportaciones manuales

Mejores Prácticas

Revisa diariamente: Dedica 5-10 minutos cada mañana a revisar las conversaciones del día anterior para detectar problemas temprano.

Pausar cuando necesario: No dudes en pausar el bot si detectas conversaciones complejas. Es mejor intervenir manualmente que frustrar al paciente.

No borres conversaciones: El historial es importante para auditoría y mejora del bot. Solo marca como finalizadas si es necesario.

Troubleshooting

No veo ninguna conversación

Posibles causas:

1. Filtros muy restrictivos: Verifica que no estés filtrando por fecha muy antigua o estado incorrecto.
2. WhatsApp no activado: Verifica en configuración que WhatsApp esté activado para tu clínica.
3. Sin actividad: Si es una clínica nueva, aún no hay conversaciones. Prueba enviando un mensaje desde tu WhatsApp al número del bot.

Solución: Haz clic en “Limpiar filtros” y verifica configuración de WhatsApp.

Conversación aparece como “Paciente Desconocido”

Causa: El número de WhatsApp no está registrado en la base de datos de pacientes.

Qué significa:

• Es la primera vez que ese número contacta la clínica
• O el paciente aún no ha agendado una cita (no tiene datos en sistema)

Solución: Cuando el bot agende la primera cita, el sistema creará el paciente automáticamente y el nombre aparecerá.

Todas las conversaciones aparecen como “Pausadas”

Causa probable: Configuración incorrecta de WhatsApp o problema con Twilio.

Pasos para diagnosticar:

1. Ve a Configuración → WhatsApp
2. Verifica que el estado sea “Activo” (verde)
3. Verifica variables de entorno (TWILIO_ACCOUNT_SID, TWILIO_AUTH_TOKEN)
4. Contacta a soporte técnico si el problema persiste

Próximos Pasos

Ver Historial de Mensajes

Aprende a revisar el historial completo de una conversación

Pausar el Bot

Toma control manual cuando el bot no pueda resolver

Enviar Mensaje Manual

Responde como staff cuando sea necesario