Agendar Nueva Cita Manualmente
Esta guía te muestra cómo crear una cita manualmente desde el panel de administración. Úsala cuando los pacientes llamen por teléfono, vengan en persona, o cuando necesites agendar con anticipación.¿Cuándo Usar Creación Manual?
Creación Manual
Úsala cuando:
- Paciente llama por teléfono
- Paciente viene en persona
- Necesitas agendar con anticipación
- El paciente no usa WhatsApp
WhatsApp Automático
Úsalo cuando:
- Paciente prefiere WhatsApp
- Fuera de horario laboral (24/7)
- No tienes tiempo para agendar
- Paciente quiere autoservicio
El bot de WhatsApp puede agendar citas automáticamente 24/7 sin intervención humana. Más info en Conversaciones WhatsApp.
Paso a Paso
1
Abrir el Formulario de Nueva Cita
Hay dos formas de abrir el formulario:Opción 1: Desde el Calendario
- Navega a Citas en el menú lateral
- Click en el botón “Nueva Cita” o ”+” en la esquina superior derecha
- Se abrirá el formulario modal
- Click en Citas > Nueva Cita en el menú lateral
- Se abrirá directamente el formulario
2
Seleccionar el Servicio
El primer paso es elegir qué servicio prestará la clínica al paciente.
- Click en el dropdown “Servicio”
- Selecciona el servicio de la lista (ej: “Corte de pelo”, “Consulta médica”, “Tinte”)
- La duración se calcula automáticamente según la configuración del servicio
Ejemplo: Si seleccionas “Corte de pelo” (30 min), el sistema automáticamente reservará 30 minutos en el calendario.
3
Seleccionar el Proveedor (Opcional)
Elige quién atenderá al paciente. Este paso es opcional.Si seleccionas un proveedor específico:
- Solo verás slots disponibles de ese proveedor
- La cita se asigna directamente a ese profesional
- El sistema muestra slots de TODOS los proveedores disponibles
- El sistema asigna automáticamente según disponibilidad
- Útil cuando cualquier profesional puede prestar el servicio
La asignación automática busca el primer proveedor disponible que pueda prestar el servicio en el horario solicitado.
4
Seleccionar Fecha y Hora
Ahora elige cuándo se realizará la cita.
Seleccionar la Fecha
- Click en el campo “Fecha”
- Se abre un calendario
- Click en el día deseado
- El calendario se cierra automáticamente
Seleccionar la Hora
- Después de seleccionar la fecha, verás una lista de slots disponibles
- Los slots mostrados:
- Están dentro del horario de trabajo de la clínica
- No tienen conflictos con otras citas
- No están en cierres programados (vacaciones, festivos)
- Son del proveedor seleccionado (o de todos si no seleccionaste ninguno)
- Click en el slot deseado (ej: “15:00”)
Validaciones automáticas que el sistema realiza:
- ✅ Horario dentro de
work_hoursde la clínica - ✅ No hay solapamiento con otras citas
- ✅ No hay cierres programados (
closures) - ✅ No hay conflictos con calendarios externos (Google Calendar, Outlook)
5
Ingresar Datos del Paciente
Ahora ingresa la información del paciente.
Nombre Completo
- Ingresa el nombre completo del paciente (ej: “María García López”)
- El sistema buscará automáticamente si el paciente ya existe
Autocompletado inteligente: Si el paciente ya está en el sistema, sus datos (teléfono, email) se completarán automáticamente al escribir su nombre.
Teléfono
- Ingresa el teléfono en formato internacional (ej:
+34612345678) - Formato:
+[código país][número]- España:
+34612345678 - México:
+525512345678 - Argentina:
+5491123456789
- España:
Email (Opcional)
- Ingresa el email del paciente (ej:
maria.garcia@gmail.com) - Este campo es opcional, pero recomendado para notificaciones
¿Paciente nuevo vs existente?
- Si el teléfono ya existe → se reutilizan los datos existentes
- Si es nuevo → se crea un registro de paciente automáticamente
6
Confirmar y Crear la Cita
Último paso: revisa y confirma.
- Verifica que todos los datos sean correctos:
- ✅ Servicio correcto
- ✅ Fecha y hora correctas
- ✅ Proveedor correcto (si seleccionaste uno)
- ✅ Datos del paciente correctos
- Click en el botón “Agendar Cita” o “Crear Cita”
- Espera el mensaje de confirmación
Notificación WhatsApp (Automática)
Si el paciente tiene un número de teléfono válido y WhatsApp está activado:- Se envía automáticamente un mensaje de confirmación por WhatsApp
- El mensaje incluye: fecha, hora, servicio, y datos de la clínica
- El paciente puede responder al bot para modificar o cancelar
Si WhatsApp no está activado en tu clínica, deberás confirmar la cita manualmente (por llamada o mensaje).
Resultado Final
Después de crear la cita exitosamente:- En el Calendario
- En Lista de Citas
- Notificaciones
- La cita aparece en el calendario en la fecha/hora seleccionada
- El color depende del estado:
- 🟠 Naranja: Pending (recién creada)
- 🟢 Verde: Confirmed (paciente confirmó)
Próximos pasos comunes:
- El paciente confirma → Cambias estado a “Confirmed”
- Llega el día de la cita → Sistema marca automáticamente como “Completed” después de la hora de fin
- Paciente cancela → Usas Cancelar Cita
Troubleshooting
No veo horarios disponibles
No veo horarios disponibles
Posibles causas:
-
La clínica está cerrada ese día
- Verifica en Configuración > Horarios de Trabajo
- Si es sábado/domingo, verifica si hay work_hours configurados para esos días
-
Hay un cierre programado
- Verifica en Configuración > Cierres
- Puede haber vacaciones, festivos, o días de descanso programados
-
Todos los slots están ocupados
- Prueba con otra fecha
- Prueba con otro proveedor (si seleccionaste uno específico)
-
El proveedor seleccionado no trabaja ese día
- Verifica en Proveedores > Horarios del Proveedor
- Prueba con “Sin proveedor específico” (asignación automática)
-
Bug de alineación de slots (resuelto 2025-11-19)
- Si estás consultando antes del horario de apertura, asegúrate de tener la versión más reciente del sistema
El sistema no me deja agendar
El sistema no me deja agendar
Errores comunes:
-
“Límite de plan alcanzado”
- Has alcanzado el límite de citas de tu plan de suscripción
- Solución: Haz upgrade a un plan superior en Suscripción > Cambiar Plan
- Alternativa: Activa overage (cargos por cita extra) si tu plan lo soporta
-
“El horario solicitado no está disponible”
- Alguien más agendó mientras completabas el formulario
- Solución: Refresca la página y selecciona otro slot
-
“Recurso no disponible en ese horario”
- El servicio requiere un recurso específico (ej: sala de operaciones) que está ocupado
- Solución: Selecciona otro horario o verifica disponibilidad del recurso
-
“Paciente ya tiene una cita en ese horario”
- El sistema previene dobles reservas para el mismo paciente
- Solución: Verifica las citas existentes del paciente en Pacientes > Buscar
El teléfono no es válido
El teléfono no es válido
Error: “Invalid phone format”El sistema requiere formato E.164:
+[código país][número]Ejemplos correctos:- ✅ España:
+34612345678 - ✅ México:
+525512345678 - ✅ Argentina:
+5491123456789 - ✅ Colombia:
+573001234567
- ❌
612345678(falta código país) - ❌
34612345678(falta el+) - ❌
+34 612 34 56 78(tiene espacios) - ❌
+34-612-345-678(tiene guiones)
- Elimina espacios, guiones, paréntesis
- Agrega
+al inicio - Agrega código de país (España = 34)
El paciente no recibe notificación WhatsApp
El paciente no recibe notificación WhatsApp
Posibles causas:
-
WhatsApp no está activado en tu clínica
- Verifica en Configuración > WhatsApp
- Si está desactivado, actívalo siguiendo Activar WhatsApp
-
El número no tiene WhatsApp
- Verifica que el número tenga WhatsApp activo
- Prueba enviando un mensaje de prueba desde tu teléfono
-
El número está en formato incorrecto
- Verifica que usaste formato E.164 (
+34612345678)
- Verifica que usaste formato E.164 (
-
Límite de mensajes excedido (Twilio)
- Si enviaste muchos mensajes en poco tiempo, Twilio puede limitar temporalmente
- Espera 1 hora y prueba de nuevo
-
Período de gracia expirado
- Twilio requiere que el paciente haya iniciado conversación en las últimas 24 horas
- Solución: Pide al paciente que te envíe un mensaje primero (“Hola”)
Puedes verificar el estado de envío en Logs > WhatsApp Messages (si tienes acceso).
La cita se creó duplicada
La cita se creó duplicada
¿Hiciste doble-click en “Agendar Cita”?El sistema usa
idempotency_key para prevenir duplicados, pero:- Si hiciste click muy rápido, pueden crearse 2 citas
- Solución: Cancela la cita duplicada en Citas > Todas las Citas
Próximos Pasos
Ahora que sabes cómo agendar citas manualmente, explora estas funcionalidades:Modificar Cita
Aprende a cambiar fecha, hora o servicio de una cita existente
Cancelar Cita
Paso a paso para cancelar una cita y liberar el horario
Ver Calendario
Navega el calendario y filtra citas por proveedor, estado, etc.
Buscar por Paciente
Encuentra todas las citas de un paciente específico
Mejores Prácticas
Horarios de alta demanda: Si tienes horarios muy solicitados (ej: viernes tarde), considera aumentar el
slot_step_min para tener más slots disponibles. Configúralo en Servicios > Duración y Buffers.Reagendar vs Cancelar + Crear: Si un paciente quiere cambiar de fecha:
- Usa Modificar Cita (más rápido, mantiene historial)
- NO canceles y crees una nueva (pierde el historial de cambios)