Seguimiento de Ingresos

Analiza tus ingresos estimados y optimiza tu facturación

¿Qué son los ingresos estimados?

El Dashboard muestra una proyección de los ingresos del día basada en:

• Precio de los servicios agendados
• Citas completadas (no confirmadas)
• NO son pagos reales ni transacciones bancarias

Fórmula:
Ingresos Estimados = Σ (Precio del servicio × Citas completadas)

IMPORTANTE: Este NO es un sistema de cobros. Solo suma precios de servicios. No refleja:

• Descuentos aplicados
• Pagos parciales o adelantos
• Inasistencias (si el cliente no vino, el ingreso real es €0)

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¿Cómo se calculan?

Paso 1: Filtrar citas completadas

El sistema busca todas las citas con:

• clinic_id = tu_clinica
• DATE(start_datetime) = HOY
• status = COMPLETED

SELECT service_id, COUNT(*) as count
FROM appointments
WHERE clinic_id = :clinic_id
  AND DATE(start_datetime) = CURRENT_DATE
  AND status = 'COMPLETED'
GROUP BY service_id;

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Paso 2: Multiplicar por precio del servicio

Para cada servicio, obtiene el precio de la tabla services:

SELECT s.name, s.price_eur, COUNT(a.id) as num_citas
FROM appointments a
JOIN services s ON a.service_id = s.id
WHERE a.clinic_id = :clinic_id
  AND DATE(a.start_datetime) = CURRENT_DATE
  AND a.status = 'COMPLETED'
GROUP BY s.id, s.name, s.price_eur;

Resultado ejemplo:

Servicio	Precio	Citas	Subtotal
Corte de pelo	€15	8	€120
Tinte	€45	2	€90
Barba	€10	5	€50
TOTAL		15	€260

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Paso 3: Sumar todos los subtotales

ingresos_estimados = sum(servicio.precio * servicio.num_citas)
# €260 en el ejemplo anterior

El cálculo se ejecuta cada vez que se actualiza el Dashboard (cada 5 minutos).

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Estados de citas y facturación

¿Qué citas cuentan?

Estado	Cuenta para ingresos?	Razón
CONFIRMED	❌ NO	Aún no se completó, puede cancelarse
COMPLETED	✅ SÍ	Servicio ya prestado
CANCELLED	❌ NO	Cita cancelada, no hubo ingreso

Ejemplo:

Citas del día:
1. 09:00 - Corte (€15) → COMPLETED ✅ → Cuenta
2. 10:00 - Tinte (€45) → CONFIRMED ❌ → NO cuenta (aún no termina)
3. 11:00 - Barba (€10) → CANCELLED ❌ → NO cuenta (cancelada)
4. 12:00 - Corte (€15) → COMPLETED ✅ → Cuenta

Ingresos Estimados = €15 + €15 = €30

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Transición automática a COMPLETED

El sistema marca citas como COMPLETED cada 60 segundos:

# Job del scheduler (app/scheduler.py)
@scheduler.scheduled_job('interval', seconds=60, id='complete_appointments')
async def complete_appointments():
    # Busca citas cuyo end_datetime ya pasó
    now = datetime.now(timezone.utc)
    overdue_appointments = await db.execute(
        select(Appointment)
        .where(Appointment.status == 'CONFIRMED')
        .where(Appointment.end_datetime < now)
    )
    # Cambia estado a COMPLETED
    for appt in overdue_appointments:
        appt.status = 'COMPLETED'

Ejemplo de transición:

Cita: 10:00 - 10:30 (Corte de pelo - €15)

10:25 → Estado: CONFIRMED, Ingresos: €X
10:30 → Estado: CONFIRMED, Ingresos: €X (aún no pasó 1 minuto)
10:31 → Estado: COMPLETED, Ingresos: €X + €15 ✅ (job ejecutado)

Si una cita se completó pero el Dashboard no la refleja, espera hasta 1 minuto. El job se ejecuta cada 60 segundos.

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Desglose por servicio

Vista detallada (en desarrollo)

Actualmente el Dashboard muestra solo el total agregado (ej: €260).

Mejora futura: Tabla de desglose por servicio:

Servicio	Citas	Precio Unitario	Subtotal
Corte de pelo	8	€15	€120
Tinte	2	€45	€90
Barba	5	€10	€50
TOTAL	15		€260

¿Necesitas este desglose ahora? Usa la API /v1/dashboard/stats y procesa el JSON manualmente.

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Comparación con ingresos reales

Escenario 1: Inasistencias (no-shows)

Problema: Cita se marca como COMPLETED pero el paciente no vino.

Ejemplo:

Cita: 10:00 - 10:30 (Corte - €15)
10:31 → Estado: COMPLETED (automático)
Ingresos estimados: +€15
Ingreso real: €0 (paciente no apareció)

Solución:

1. Cancelar manualmente la cita (cambia a CANCELLED)
2. Esto elimina los €15 de “Ingresos Estimados”
3. Opcional: Agregar nota en perfil del paciente

El sistema NO detecta automáticamente inasistencias. Debes marcarlas manualmente para corregir los ingresos.

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Escenario 2: Descuentos o promociones

Problema: Aplicaste descuento del 20% pero el sistema suma precio completo.

Ejemplo:

Servicio: Tinte (€45)
Descuento: 20% → Precio real: €36
Ingresos estimados: €45 ❌ (incorrecto)
Ingreso real: €36 ✅

Solución:

1. Opción A (recomendada): Crear servicio temporal “Tinte con descuento” (€36)
2. Opción B: Registrar descuentos manualmente en hoja de cálculo externa
3. Opción C: Esperar integración con sistema de cobros (Stripe, TPV)

Los descuentos NO están implementados en el sistema. Si los aplicas frecuentemente, considera crear servicios duplicados con diferentes precios.

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Escenario 3: Pagos parciales o adelantos

Problema: Cliente pagó €20 de adelanto para un tinte de €45.

Ejemplo:

Servicio: Tinte (€45)
Adelanto: €20 (pagado hoy)
Pendiente: €25 (pagarás en la cita)

Ingresos estimados: €45 (cuando se complete la cita)
Ingreso real hoy: €20 (adelanto)

Solución:

• El sistema NO gestiona adelantos
• Debes llevar registro manual (ej: Excel, cuaderno)
• Los “Ingresos Estimados” reflejan el precio total (€45), no el adelanto (€20)

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Casos de uso comunes

Escenario 1: Proyectar facturación del día

Objetivo: Al iniciar el día, estimar cuánto facturarás.

Pasos:

1. Abre el Dashboard a las 09:00
2. Revisa “Citas Confirmadas”: 18 citas
3. Calcula precio promedio: €15 (mayoría son cortes de pelo)
4. Proyección: 18 citas × €15 = €270 estimados
5. A lo largo del día, las citas se completan automáticamente
6. A las 20:00, revisas: “Ingresos Estimados”: €245
7. Análisis: Facturaste €25 menos de lo esperado (1 inasistencia + 1 cancelación)

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Escenario 2: Identificar servicios más rentables

Objetivo: Saber qué servicios generan más ingresos.

Pasos:

1. Exporta datos del Dashboard usando la API:
   curl -H "Authorization: Bearer {token}" \
     "https://api.clinica.com/v1/dashboard/stats?clinic_id={id}"
   
2. Procesa el JSON para agrupar por servicio
3. Resultado:
   • Corte de pelo: 8 citas × €15 = €120 (46%)
   • Tinte: 2 citas × €45 = €90 (35%)
   • Barba: 5 citas × €10 = €50 (19%)
4. Conclusión: Los cortes generan más volumen, pero los tintes tienen mejor margen
5. Acción: Promocionas los tintes en redes sociales para aumentar demanda

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Escenario 3: Comparar ingresos entre días

Objetivo: Identificar días de mayor/menor facturación.

Pasos:

1. Lunes: Dashboard muestra €320 estimados
2. Martes: €180 estimados
3. Miércoles: €450 estimados
4. Conclusión: Los miércoles son tu día más rentable
5. Acción:
   • Planificas promociones para los martes (día lento)
   • Evitas cerrar los miércoles (día pico)

Para análisis histórico robusto, necesitas exportar datos a Excel o implementar reportes (funcionalidad futura).

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Optimización de ingresos

Estrategia 1: Aumentar ticket promedio

Objetivo: Subir el ingreso por cita de €15 a €20.

Tácticas:

1. Upselling: Ofrecer servicios complementarios
   • Corte de pelo (€15) + Barba (€10) = €25
2. Paquetes: Crear combos con descuento
   • “Corte + Barba + Ceja” = €30 (ahorro de €5 vs precio individual)
3. Servicios premium: Añadir opciones más caras
   • Corte básico (€15) vs Corte + tratamiento capilar (€25)

Impacto:

Antes: 15 citas/día × €15 = €225
Después: 15 citas/día × €20 = €300
Incremento: +€75/día = +€2,250/mes (30 días)

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Estrategia 2: Aumentar volumen de citas

Objetivo: Pasar de 15 citas/día a 20 citas/día.

Tácticas:

1. Reducir duración de servicios: Optimizar procesos para atender más rápido
   • Corte actual: 30 min → Corte optimizado: 20 min
   • Capacidad: 20 citas/día (10h × 60min / 20min = 30 slots, asumiendo 66% ocupación)
2. Contratar más personal: Añadir un segundo peluquero
   • Capacidad: 15 citas × 2 peluqueros = 30 citas/día
3. Ampliar horario: Abrir 1 hora más temprano o cerrar 1 hora más tarde
   • Horario actual: 10:00-20:00 (10h)
   • Horario ampliado: 09:00-21:00 (12h) → +20% capacidad

Impacto:

Antes: 15 citas/día × €15 = €225
Después: 20 citas/día × €15 = €300
Incremento: +€75/día = +€2,250/mes

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Estrategia 3: Reducir inasistencias

Objetivo: Reducir no-shows del 10% al 5%.

Tácticas:

1. Recordatorios automáticos: WhatsApp 24h antes de la cita
   • Implementado: Sistema envía recordatorios (job del scheduler)
2. Confirmación obligatoria: Pedir confirmación 2h antes
   • “Confirma con SÍ para mantener tu cita de las 15:00”
3. Política de adelantos: Cobrar €5 al agendar (descontado del total)
   • Ejemplo: Cita de €15 → Adelanto €5 → Pago final €10
   • Reduce inasistencias porque el cliente ya pagó algo

Impacto:

Citas/día: 15
No-shows antes: 10% → 1.5 citas perdidas × €15 = €22.50/día
No-shows después: 5% → 0.75 citas perdidas × €15 = €11.25/día
Ahorro: +€11.25/día = +€337/mes

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Integración con sistemas de cobros

Problema actual

El Dashboard muestra “ingresos estimados” pero NO rastrea:

• ¿El cliente pagó en efectivo, tarjeta o Bizum?
• ¿Pagó el total o parcial?
• ¿Dejó propina?

Para control financiero real, necesitas:

• Sistema de TPV (Terminal Punto de Venta)
• Stripe / PayPal para pagos online
• Software de contabilidad (ej: Holded, Sage)

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Integración futura con Stripe

Flujo propuesto:

1. Cita se completa → Estado: COMPLETED
2. Sistema genera “Payment Intent” en Stripe (€15 para el corte)
3. Cliente paga con tarjeta en el local (TPV físico o link de pago)
4. Stripe confirma el pago → Webhook actualiza cita con payment_status: PAID
5. Dashboard muestra:
   • Ingresos estimados: €15 (basado en servicio)
   • Ingresos confirmados: €15 (basado en pago real)

Beneficios:

• Reconciliación automática (ingresos estimados vs reales)
• Tracking de inasistencias (citas completadas pero no pagadas)
• Reportes financieros exportables

Esta integración está en el roadmap pero no implementada. Si la necesitas, contacta a soporte para planificar desarrollo.

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Reportes históricos

Exportar datos vía API

Para analizar ingresos de períodos más largos (semana, mes, año), usa la API:

Endpoint: GET /v1/dashboard/stats?clinic_id={id}&start_date={date}&end_date={date}

Ejemplo:

curl -H "Authorization: Bearer {token}" \
  "https://api.clinica.com/v1/dashboard/stats?clinic_id=abc-123&start_date=2026-01-01&end_date=2026-01-31"

Respuesta:

{
  "total_appointments": 450,
  "completed_appointments": 420,
  "cancelled_appointments": 30,
  "estimated_revenue": 6750.00,
  "breakdown_by_service": [
    {"service": "Corte de pelo", "count": 300, "revenue": 4500.00},
    {"service": "Tinte", "count": 60, "revenue": 2700.00},
    {"service": "Barba", "count": 60, "revenue": 600.00}
  ]
}

Procesamiento:

1. Descarga el JSON
2. Impórtalo a Excel / Google Sheets
3. Crea gráficos de tendencia (línea de tiempo de ingresos)

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Reportes automáticos (en desarrollo)

Funcionalidades planificadas:

• 📊 Dashboard de reportes: Vista dedicada con gráficos
• 📅 Filtros por rango de fechas: Semana, mes, trimestre, año
• 📈 Gráfico de tendencia: Línea de tiempo de ingresos diarios
• 📊 Desglose por servicio: Pie chart de distribución de ingresos
• 📊 Desglose por proveedor: Comparar productividad de peluqueros
• 📄 Exportar a PDF/Excel: Descarga reportes para contabilidad

¿Necesitas reportes avanzados urgentemente? Usa la API para extraer datos crudos y procésalos en Excel.

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Solución de problemas

Ingresos estimados no coinciden con registros manuales

Diagnóstico:

1. Verifica estados de citas: Solo COMPLETED cuentan
   # Consulta manual a la DB
   SELECT status, COUNT(*)
   FROM appointments
   WHERE clinic_id = 'abc-123'
     AND DATE(start_datetime) = '2026-01-17'
   GROUP BY status;
   
2. Verifica precios de servicios: Asegúrate de que coincidan
   SELECT name, price_eur FROM services WHERE clinic_id = 'abc-123';
   
3. Verifica zona horaria: La fecha “hoy” depende de CLINIC_DEFAULT_TZ

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Ingresos estimados no aumentan aunque completo citas

Causas posibles:

1. Job del scheduler no corre: Las citas no se marcan como COMPLETED
   curl http://localhost:8000/system/scheduler/status
   # Verifica que "complete_appointments" esté activo
   
2. Cita sin servicio asignado: Si service_id IS NULL, el precio es €0
   SELECT COUNT(*) FROM appointments
   WHERE service_id IS NULL
     AND status = 'COMPLETED'
     AND DATE(start_datetime) = CURRENT_DATE;
   
3. Cache del Dashboard: Espera 5 minutos para actualización automática

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Ingresos estimados están inflados

Causas posibles:

1. Citas de inasistencias no canceladas: Marcadas como COMPLETED pero cliente no vino
   • Solución: Cancela manualmente las citas (cambia a CANCELLED)
2. Precios incorrectos en servicios: Servicio tiene precio €45 pero debería ser €30
   • Solución: Actualiza el precio en “Servicios” (NO afecta citas ya creadas)
3. Citas duplicadas: Error al crear cita (ej: doble clic en botón “Crear”)
   • Solución: Elimina duplicados manualmente

Cambiar el precio de un servicio NO afecta citas ya creadas. La relación appointment.service_id apunta a services.price_eur en el momento del cálculo.

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Próximos pasos

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